Interview: “Compliance kann spannend und kreativ sein”

Das Compliance-Team ist dafür zuständig, dass ein Unternehmen die notwendigen Richtlinien und Regularien befolgt. Welche Aufgaben in diesem Bereich von einem digitalen Haftungsdach wie CONCEDUS erledigt werden und wie das Zusammenspiel mit der IT funktioniert, erklärt Chief Compliance Officer Johannes Zeiß im Interview.

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Wenn man mal von einem typischen Mittelständler bzw. einem Finanzinstitut ausgeht: Was sind die Aufgaben einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters im Bereich Compliance?

Johannes: Bei Compliance geht es um die Etablierung und Einhaltung von Richtlinien, die in den verschiedenen Arbeitsanweisungen und Orgahandbüchern eines Unternehmens verankert sein müssen. Compliance ist quasi ein vollumfänglicher Blick über die Prozesse und Richtlinien eines Unternehmens – sei es beispielsweise ein Marketing-Prozess oder eine Zeichnungsstrecke für die Ausgabe eines Wertpapiers. In einem größeren Unternehmen heißt das in der Regel, dass die Mitarbeiterinnnen und Mitarbeiter aus dem Bereich Compliance die notwendigen Paragraphen in die entsprechenden Arbeitsanweisungen aufnehmen und dann war es das.

Wie laufen diese Prozesse denn bei CONCEDUS ab?

Johannes: Bei uns laufen zunächst mal alle Prozesse vollständig digital ab – das ist bei einem Mittelständler häufig noch komplett anders. Viel Schreibarbeit fällt bei CONCEDUS also gar nicht mehr an. Bei uns gestaltet das Compliance-Team die gesamten Prozesse und Richtlinien unserer Partnerunternehmen aktiv mit, sucht nach den passenden digitalen Lösungen und entwickelt diese weiter. Wir lassen uns komplett auf unsere Kooperationspartner ein und schauen, wie wir die Prozesse in Bezug auf die Compliance auf den Punkt bringen können – auch in Hinblick auf eine mögliche Skalierfähigkeit. Das ist nicht nur eine spannende Aufgabe, sondern sie ist häufig auch extrem kreativ. Das würde man auf den ersten Blick gar nicht mit Compliance verbinden…(lacht)

Johannes: Der Erstkontakt findet in der Regel über unseren CEO Marius statt.  Die Unternehmen erhalten dann Unterlagen für das Onboarding und sie bekommen Checklisten, was sie alles einreichen müssen, wie beispielsweise Auszüge aus dem Handelsregister. Wir ermitteln dann die wirtschaftlich Berechtigten des Unternehmens, weil wir hier geldwäscherechtliche Themen einhalten müssen. Passt alles zusammen, kommt es zur Vertragsunterschrift – und dann gehen wir in die eigentliche Prozessfindung rein.

Dann startet Ihr in die tatsächliche Umsetzung.

Johannes: Ja, genau. Wobei wir Zeichnungsstrecke und das Onboarding der Kunden eigentlich immer in einem Flow zusammendenken. Wie vorhin schon gesagt, machen wir als digitales Haftungsdach beispielsweise die Zeichnungsscheine nicht mehr auf Papier, sondern alles wird direkt digital aufgesetzt und dann funktioniert das Ganze. Wir stellen sicher, dass alles gesetzeskonform ist und stimmen uns bei der technischen Anbindung eng mit unserem CTO Marcel und seinem Team ab.

Was hat mehr Einfluss auf Deine tägliche Arbeit: neue Regularien oder neue technologische Entwicklungen?

Johannes: Das ist schwierig zu beantworten, weil das bei uns immer Hand in Hand geht. Die Regulatorik durch neue oder angepasste Gesetze muss immer umgesetzt werden – da kommt keiner drum herum. Der wirklich spannende Part von Compliance bei CONCEDUS ist dann die Frage: Wie setzen wir das jetzt technisch um? Als digitales Haftungsdach können wir so gut wie alle Prozesse wesentlich einfacher und greifbarer machen und trotzdem alle Anforderungen erfüllen.

Würdest Du mir zustimmen, dass Ihr bei der regulatorischen und technischen Umsetzung auch immer wieder Pionierarbeit leisten müsst?

Johannes: Das kann man definitiv so sagen. Wir haben bei der Umsetzung immer etwas Spielraum, um den Flow für unsere Kunden individuell an ihre Bedürfnisse anzupassen. Wir können quasi alles umsetzen – beispielsweise auch in Bereichen, die so neu sind, dass es eigentlich noch gar keine gesetzliche Grundlage dafür gibt. Wir fragen dann auch schon mal bei der Aufsichtsbehörde nach und die sagen uns dann, an welche Richtlinien wir uns bei der Umsetzung halten soll. Da stehen wir in einem guten Austausch beispielsweise mit der Bafin. Aber grundsätzlich ist für uns erstmal nichts unmöglich.

Ihr sucht gerade neue Mitarbeiter im Bereich Compliance. Was muss eine neue Mitarbeiterin bzw. ein neuer Mitarbeiter dafür idealerweise mitbringen?

Johannes: Wenn eine Person schon Vorkenntnisse in diesem Bereich mitbringt, ist das sicherlich von Vorteil – egal ob jemand aus einer Bank, von einem Mittelständler oder aus der Versicherungsbranche kommt. Man muss einfach in gewisser Weise sensibel sein für die Themen Regularien und Gesetze. Für uns ist es auch eher zweitrangig, ob jemand lieber aus dem Homeoffice arbeiten will oder lieber hier im Büro sitzt. Aber was sie oder er in jedem Fall mitbringen muss, ist Spaß und Motivation. Wir sind ein kleines Unternehmen, bei dem man auch mal über den Tellerrand hinaus denken muss und darf. Natürlich haben wir klare Richtlinien, an die wir uns halten müssen. Aber durch die Technik ist es eben möglich, Prozesse neu und besser zu strukturieren. Das macht es sehr dynamisch und spannend.

Vielen Dank für das Gespräch, Johannes!